很多人打開 AI 工具，第一個動作是問它能做什麼。我比較想反過來：拿張紙，寫下自己這週做過的事，再圈出那些像卡住的影印機的工作，一直按、一直按，也沒因此變聰明。
新聞推一款，同業換一款，社群又冒出「不會用就落伍」的貼文。小公司哪有那麼多人手追？光記住登入密碼，可能就先需要一位助理。
我的偏見是：先交給 AI 的，要同時符合三件事。每週都會重複，步驟固定，而且出錯的代價低，三十秒內就看得出來、改得回來。整理會議紀錄、把長文轉成不同格式、替不含敏感資訊的資料排順序、先起草一版文字，都符合。它們不一定難，卻很會偷走下午。
反過來，要判斷、要扛責任、要顧人情的事，先留在人手上。我的分工很土：AI 負責起草，承諾和回覆由人確認、由人簽名。
所以挑工具之前，我會先挑工作。工具選錯，頂多換一個；工作選錯，訂閱費照繳，下午還得替它改作業。
先找那張一直重印的紙
紙上列完這週的工作，先別挑最討厭的那件。我會在旁邊多問三句：每週都會出現嗎？做法大致固定嗎？出錯了，改回來要不要花錢、花力氣？三句多半答得出「是」，才值得拿來試。
像把一般詢問信依主題歸類、把資料轉成固定表格、照活動資訊起草社群貼文，或替不含敏感資訊的內部文件做摘要。這些事很少有人拿來邀功，做完卻常常已經到了吃飯時間。下午就這樣被零錢似的花掉了。
分工也很簡單：AI 先起草、先排好，人來確認裡面有沒有寫下承諾、報價或日期，再決定回不回、怎麼回。出錯的代價低，指的就是這種情況：欄位放錯，對照原文就能改；貼文寫歪，重寫一版而已。
「快速檢查」得算真的。摘要若得請老闆重讀整份文件才能確認，這筆省時帳還沒賺錢，就先欠款，那就不算數。
我寧願從一件想到就皺眉、做錯也不會有人受傷的小事開始。範圍小，才看得清楚究竟省在哪裡。剛學騎腳踏車，先在巷口繞兩圈就好，別一上車就問：到高雄要帶幾顆行動電源？
工具不是員工，最多算很快的草稿紙
AI 整理出的內容，我會先當草稿，不當事實。它能替散亂的資料排順序，也能先寫幾個版本；但有時會接錯前後文，還順手補上一件根本沒發生的事。普通通知交到它手上，偶爾會變成公司準備登基，氣勢倒是有了，讀者卻不知道要恭喜誰。
要讓結果接近能用，交代不能只寫「幫我整理一下」。背景、讀者、格式，以及哪些內容不能改，都要先說清楚。資料也得挑過，尤其是客戶資訊和內部內容，不能為了省幾個步驟，就整包搬出去。
AI 可以起草、整理和排格式；人要確認內容正不正確、語氣合不合適，也要確認公司答應了什麼。省下來的不是判斷，而是判斷之前那些搬資料、排格式的準備動作。這點省力很實在，畢竟腦袋不該整個下午都拿來找欄位。
每次用完，我會記下它漏了條件、誤會語氣，還是格式不合用，再把指示和檢查方式調整好。草稿紙寫得快，有時還會自己添台詞；最後那句話要不要送出去，仍得由人確認。
有些事，不該只靠一個很順的句子
品牌要站在哪裡、客戶現在在意什麼、哪一句話會讓對方心冷，這些丟一份資料進去，是問不出答案的。句子通順，只是看起來像答案。真正的問題是：誰願意扛後果，誰熟這段關係，誰知道對方私底下已經忍了多久。
我的分工很簡單：AI 起草，人確認承諾與回覆。
設計提案，可以請 AI 整理需求、並排幾個方向，但要對誰說什麼，由公司自己決定。客訴回覆也能先請它擬稿，擬完之後，有人要看過裡面答應了什麼：退款、補件、日期。這些一旦寫進信裡，就是公司的話。對方的火氣也要有人讀，不是靠關鍵字貼個「不滿」標籤，就算處理完。標籤貼上去，事情不會變輕，只是更難找。
敏感資料、法律責任、員工評估和重要決策，同樣留在人手上。小公司常靠信任把事情往前推，流程還沒補齊時，先有人願意接電話、解釋、道歉。這些動作慢一點，卻可能保住一段合作。信任壞了，沒有哪個按鈕能一鍵復原。
先把一件小事交出去，再觀察它有沒有闖禍
我會先挑一件每週重複、步驟固定、出錯代價低，也容易核對的工作，再找工具來試。例如把不含敏感資訊的活動資料排成固定表格，欄位先訂好，連續用幾週，把準備資料、核對、修改的時間一起算進去。我在意的是能不能早點收工，它打字多快，倒不必替它鼓掌。
如果每回都得大改，或光是整理要交給它的資料，就比自己做還累，那就先停。同業用得開心是同業的事，總不能為了跟上話題，替自己多排一班。訂閱費已經付了，再賠下午進去，我可沒這麼大方。
試一件小事，也能看出哪些忙碌只是做慣了。反覆搬動同一份資料，我很願意省；追問客戶上次的問題是否解決，我會留下來自己處理。AI 可以整理往來紀錄、起草回覆，至於答應什麼、何時處理、怎麼回覆，由人確認。兩件事都花時間，但我不想省掉的，是把承諾講清楚的那幾分鐘。
下週打開那份表格時，我大概還是會先伸手調欄寬，拖到一半，才想起這件事可以交出去試試。游標停在兩欄之間，我的手比腦袋早上班，還在往右拖。